En dématérialisant à 100% ses procédures de marché public, la Communauté de communes Au Pays de la Roche aux Fées passe à la vitesse supérieure en matière d’administration numérique
En janvier dernier, Mégalis Bretagne recueillait le témoignage de la Communauté de communes Au Pays de la Roche aux Fées, très engagée depuis 2009 dans différents démarches de dématérialisation : télétransmission de ses actes administratifs, mise en œuvre du service d’archivage électronique à valeur probatoire et imposition de la réponse électronique pour certains marchés publics.
Voir plus loin l’entretien réalisé en janvier 2014.
Nous sommes retournés voir Julia Lelu, Responsable du Service SIG, Informatique et TIC et Céline Chambelland, Responsable du pôle juridique/marchés publics/assemblées pour qu’elles nous expliquent l’expérience menée dans le cadre de la dématérialisation à 100% d’un marché public (signalons qu’en 2013, la CCPRF a lancé 35 consultations).
Vous avez réalisé votre 1er marché 100% dématérialisé, pouvez-vous nous parler de votre démarche.
Depuis janvier 2014, nous avons décidé d’imposer aux entreprises la remise des offres par voie électronique des marchés de prestations intellectuelles. C’est dans ce contexte et à la faveur de réflexions sur la mise en œuvre du service d’archivage électronique que nous avons publié un marché d’études dont la procédure se voulait être 100% dématérialisée, depuis la publication de l’offre jusqu’à la notification du marché à l’entreprise attributaire et l’archivage électronique des pièces afférentes. La démarche s’est déroulée correctement et nous en sommes satisfaites.
Quels enseignements tirez-vous de cette 1ère expérience ?
Concernant la réponse électronique des candidats : il est important de sensibiliser et d’accompagner les entreprises dans l’apprentissage de la signature électronique. N’étant pas « légalement » autorisés à former directement les entreprises de notre territoire (on pourrait nous reprocher de privilégier les entreprises implantées dans le périmètre de la CCPRF), nous avons eu l’idée de solliciter le concours de la Maison de l’emploi, de l’entreprise et de la formation du Pays de Vitré (MEEF), de la CAPEB 35 et de la Fédération Française du Bâtiment pour nous adosser à leur réseau d’adhérents et à leurs compétences en matière de formation. Notre réflexion avec ces organismes avance progressivement et nous avons espoir qu’elle aboutisse à une démarche conjointe de sensibilisation et de formation à destination des entreprises. Tant que les marchés n’étaient pas tous dématérialisés et la réponse électronique n’était pas imposée aux entreprises, il n’était pas forcément urgent de les former, mais cela va le devenir dans un futur proche.
S’agissant de la signature des pièces du marché via le parapheur Mégalis, nous avons procédé au paramétrage des circuits de validation et nous n’avons rencontré aucune difficulté particulière.
Quels conseils donneriez-vous à des collectivités désireuses de mener une démarche similaire à la vôtre ?
Le marché publié en janvier était passé sous forme de procédure adaptée, intégrant une phase de négociation. Celle-ci s’est avérée utile car elle a finalement permis à une entreprise candidate, qui avait remis son offre par voie dématérialisée mais l’avait signée sous format PDF, de nous transmettre lors des négociations son offre signée électroniquement. C’est pourquoi nous conseillons aux collectivités de prévoir une phase de négociation, ce qui peut leur apporter une certaine souplesse dans le déroulement de la procédure.
Quels sont les projets actuellement en route concernant la dématérialisation ?
Le premier projet concerne la convocation électronique et la consultation de la note de synthèse sous format numérique pour les membres du bureau communautaire (qui se réunit 4 à 5 fois par an) pour laquelle nous aurions besoin de doter les élus de tablettes tactiles.
Le second projet s’inscrit dans le cadre du schéma de mutualisation des services des intercommunalités, plusieurs communes de la CCPRF nous ayant demandé un accompagnement pour la dématérialisation de la chaîne comptable et financière et la mise en œuvre de l’archivage électronique ; l’idée serait d’intégrer les communes dans le service d’archivage électronique Mégalis de la CCPRF.
Entretien du 28 janvier 2014 avec la CCPRF
Quand et par quel projet avez-vous commencé la mise en œuvre de l’administration électronique sur votre territoire ?
Trois temps forts marquent notre histoire de l’administration électronique : en 2009, nous avons commencé par publier nos consultations sur la salle régionale des marchés publics de Mégalis (en 2013, 35 marchés ont été publiés). Actuellement nous ne souhaitons pas imposer la remise des offres par voie électronique à l’ensemble de nos marchés car nous estimons que les entreprises ne disposent pas forcément des outils et moyens nécessaires pour le faire. Aussi la remise des offres par voie électronique n’est-elle imposée que pour les marchés TIC (depuis 3 ans et dès le 1er euro) et les marchés de prestations intellectuelles depuis le 1er janvier 2014 (dès le 1er euro également).
En 2012, nous avons posé les premières briques du projet de dématérialisation de la chaîne financière et comptable et en 2013 celui de l’archivage électronique à valeur probatoire. Ce qui va nous conduire en 2014 à accomplir totalement notre objectif « 100% démat ».
Quelles ont été vos motivations pour la mise en œuvre de la dématérialisation de la chaîne financière et comptable ?
Notre démarche a été motivée par deux éléments fondamentaux. Le premier est de pouvoir disposer d’un accompagnement de proximité du Syndicat mixte Mégalis Bretagne, le second est la volonté d’expérimenter ce service afin de pouvoir accompagner les communes de l’EPCI. Dans ce contexte, ajoutons à cela que l’administration électronique s’inscrit pour notre collectivité dans une démarche globale de promotion des usages numériques, et ceci, dans différents domaines dont : le secteur touristique (ex d’usages : randonnées avec flash code, ressources en ligne), le secteur culturel avec notamment la mise en réseau des bibliothèques et la vidéo à la demande.
La dématérialisation des flux financiers et comptables au sein de notre EPCI concourt à la cohésion des services directement concernés, c’est une procédure transverse qui permet la fluidification - c’est une de nos priorités ! - des échanges administratifs en interne mais aussi avec la Trésorerie et la DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques).
Comment s’est déroulé le projet et avec quels moyens ?
La dématérialisation de la chaîne financière et comptable a démarré par l’acquisition d’un parapheur électronique pour la signature des bordereaux et mandats pour la transmission par flux dématérialisés à la Trésorerie. Sans les équipes de Mégalis la démarche globale aurait sans doute été plus longue et délicate à conduire ; son soutien en matière de gestion de projets a été prépondérant d’autant que Mégalis avait déjà mis en œuvre la dématérialisation des flux financiers et comptables dans d’autres collectivités. Notre collectivité a cependant été la première à expérimenter certaines configurations techniques de ce service.
L’accompagnement de Mégalis nous est précieux d’un point de vue méthodologique : son approche de l’organisation de nos services, son diagnostic de la circulation des flux comptables et financiers et de leur nécessaire transformation. Le Syndicat mixte nous a apporté - du fait de la distanciation - une appréciation nouvelle de notre propre organisation et de la conduite du changement induite par la dématérialisation. Cet accompagnement a conforté l’importance d’une fluidification accrue des échanges entre l’ensemble de nos services, la nécessité de « repenser » les circuits de diffusion et de validation des documents. Ainsi, est mis en place pour ce début d’année 2014 un parapheur électronique pour la diffusion des bons de commande et des factures entre les services de la communauté de communes.
Vous passez également en production dans le cadre du Service d'Archivage Électronique (SAE) à valeur probatoire de Mégalis. Pouvez-vous nous en dire plus ?
Dès 2013, il nous a semblé pertinent mais surtout urgent de mettre en place le SAE car notre collectivité commençait à disposer de nombreux documents numériques à valeur probatoire qu’il fallait songer à archiver de manière méthodique et efficace. Une fois de plus l’appui de Mégalis Bretagne a été un véritable atout pour la gestion de ce projet. Son expertise – technique et organisationnelle est venue s’ajouter à la proposition d’un service SAE clé en mains et répondant à nos besoins.
De plus, nous avions la garantie d’un service d’archivage électronique compatible et interopérable avec les autres services dématérialisés de Mégalis (marchés publics, chaîne financière et comptable) que notre collectivité a déjà mis en place.
Si vous deviez nous citer une spécificité de votre démarche, quelle serait-elle ?
Cette spécificité a trait à la gestion de projets. En effet, Fabienne Pannetier, Directrice Générale des Services du Pays de la Roche aux Fées a souhaité que pour chacun des deux projets – la démat de la chaîne financière et comptable et le SAE – soit nommée comme chef de projet la personne la plus impactée sur l’aspect métier et usage de la démarche, en bouleversant les usages hiérarchiques de l’EPCI. Pour conclure, soulignons que la spécificité de notre démarche supposait une cohésion forte et un travail collaboratif des services (finances, RH, marchés publics, informatique, direction générale…) autour de la dématérialisation des échanges administratifs.
Certes, la démarche est fastidieuse et plutôt chronophage mais l’atteinte de notre objectif « 100% démat » viendra en 2014 en récompense de tous les efforts collectifs de notre collectivité menés avec l’appui de Mégalis.
